【豆知識】電子帳簿保存法って…?

皆様こんにちは!

福岡のオールクラウド税理士・公認会計士事務所のクラウドコンサルティングです(`o´)

今回はクラウドサービスの紹介ではなく、最近良く耳にする「電子帳簿保存法」についての基礎知識を更新していきたいと思います!

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2015年9月30日より、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件の緩和を含む電子帳簿保存法の改正が施行されました。

最短で2016年1月1日分より要件を満たした全ての領収書・請求書をスキャナで電子化して保存することができます。原本は廃棄可能で、面倒な紙の保存が不要になります。

(´・ω・`){そもそも、電子帳簿保存法って何?

 

⇒正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(平成10年法律第25号)」

国税関係の帳簿書類について、税務署長などから承認を受けた場合に、磁気テープや光ディスクなどへ電子データとして保存することを認めた法律の通称名です。

情報化の進展や規制緩和などを背景に、納税者の公平な課税を確保しつつも、国税関係帳簿書類の保存にかかる負担軽減を図るため、1998年7月から施行されています。

 

電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)の概要は以下のとおりです。

  • (1) 国税関係帳簿書類のうち電子計算機を使用して作成している国税関係帳簿書類については、税務署長等の承認を受けた場合には、一定の要件の下で、電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルム(以下「COM」といいます。)による保存等(国税関係帳簿の場合には備付け及び保存をいいます。以下同様となります。)が認められます。
    また、取引の相手先から受取った請求書等及び自己が作成したこれらの写し(国税関係書類(決算関係書類、契約書・領収書の一部を除きます))について、税務署長等の承認を受けた場合には、書面による保存に代えて、一定の要件の下で、スキャナで読み取って作成した電子化文書(以下「スキャン文書」といいます。)による保存が認められます。
  • (2) 所得税(源泉徴収に係る所得税を除きます。)及び法人税の保存義務者がいわゆるEDI取引等の電子取引を行った場合には、電子取引に係る取引情報(注文書、領収書等に通常記載される事項)を電磁的記録又はCOM若しくは書面により保存しなければなりません(法10)。

 

国税関係帳簿書類の保存方法の可否
紙保存 電子データ・COM保存
(一貫して電子作成)
スキャナ保存
(紙→スキャナ)
帳簿 原則
所法148・法法126等
特例
電帳法41(承認制)
真実性・可視性の要件:訂正削除履歴等
×
書類 受領 原則
所法148・法法126等
特例
電帳法43(承認制)
真実性・可視性の要件:電子署名等
発行(控) 原則
所法148・法法126等
特例
電帳法42(承認制)
可視性の要件:検索機能 等
特例
電帳法43(承認制)
真実性・可視性の要件:電子署名等
  • ○:所得税法、法人税法等で保存が義務付けられているもの
  • ◎:電子帳簿保存法での保存が可能なもの
  • ×:保存が認められないもの

 

 

○ 帳簿書類の形態別保存の可否一覧(法人税関係)
(イラスト)帳簿書類の形態別保存の可否一覧(法人税関係)

 

 

(´・ω・`){電磁的記録って何?

⇒「電磁的記録」とは、情報(データ)それ自体あるいは記録に用いられる媒体のことではなく、一定の媒体上にて使用し得る(一定の順序によって読みだすことができる)情報が記録・保存された状態にあるものをいいます。

具体的には、情報がフロッピーディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ等に記録・保存された状態にあるものをいいます。

 

 

(´・ω・`){売上伝票などの伝票類、電子帳簿保存法の適用はどうなるの?

⇒紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁、整理などを目的として作成されている場合は、保存すべき書類には当たらないことから、法第2条第1項第2号(定義)に規定する国税関係書類に該当しないので、電子帳簿保存法の適用はありません。

一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が国税関係帳簿の一部(補助簿)を構成する場合には国税関係帳簿となります。

いずれにせよ伝票類は国税関係書類に該当しないためスキャナ保存を行うことはできませんが、前述の国税関係帳簿に該当する場合には、法第4条第1項及び法第5条第1項に規定する承認を受け、電磁的記録による保存を行うことは可能です。

したがって、上記のような売上伝票などの伝票類について、仮に保存義務者からスキャナ保存の承認申請書の提出があった場合には、税務署長等はその申請を却下することとなります。

 

(´・ω・`){スキャン文書の保存で消費税の仕入税額控除は認められる?

スキャン文書の保存により消費税の仕入税額控除が認められます。

スキャナ保存は法第4条第3項において「国税関係書類に記載されている事項を・・・電磁的記録に記録する場合であって」とされており、その「国税関係書類」とは「国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類」をいうものとされています。

消費税の仕入税額控除については、その適用を受けようとする事業者は、消費税法施行令第50条第1項により「請求書等を整理し・・・保存しなければならない」こととされていることから、当該請求書等は「国税関係書類」に該当し、法第4条第3項によるスキャナ保存をすることができます。

したがって、消費税の仕入税額控除の適用に当たり、法第4条第3項のスキャナ保存の承認を受けて国税関係書類に係る電磁的記録を保存している場合には、その基となった書類を保存していない場合であっても消費税法第30条第7項に規定する請求書等が保存されていることとなります。

 

 

※参考⇒国税庁公式サイト

 

ちなみに…当社も導入しており、皆様にもオススメしております、

マネーフォワードのMFクラウド会計は、要件緩和後の電子帳簿保存法に対応しています!

 

仕訳へのファイル添付機能

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⇒帳簿書類間の関連性の確保をより楽に行うため、領収書や請求書といった証憑類を仕訳に添付することができます。

ScanSnapで簡単スキャン

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⇒ScanSnapでスキャンされた電子データは、MF クラウド会計内のMFクラウドストレージに自動的に保管されます。データを表示しながら仕訳入力が出来、領収書や請求書などの電子データ化から会計処理まで完結できます。スキャナ保存の要件である、タイムスタンプ付与にも対応を予定しています。

 

MFクラウド経費でもっと便利に

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⇒今後はスマートフォン、デジタルカメラで撮影した証憑も認められる予定になっています(平成28年度税制改正大綱より)。MFクラウド会計と経費を合わせて使用すると、領収証をスマホで撮影するだけで仕訳が自動で行えて、原本の保存も不要になります。

 

以上、電子帳簿保存法についてお伝えいたしました(^ν^)

当社でもMFクラウド会計の導入支援を行っております!

試しに使ってみたくなった方、気になることがある方、お気軽にご相談くださいませ(^o^)

 

 

 

【お問い合わせはこちら♪】

株式会社クラウドコンサルティング

電話:092-718-3993

 

 

 

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