【クラウド活用】クラウドサイン~その2~

 

皆様こんにちは。福岡のオールクラウド税理士・公認会計士事務所のクラウドコンサルティングです。

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便利なクラウドサービスをご紹介するいたしますこちらのブログ、

今回もWeb完結・印紙税0円の電子契約サービス「クラウドサイン」のご紹介です。

今回は、クラウドサインを利用することで生じるメリットや、気になるセキュリティー面実際にクラウドサインを導入した企業の方の声をまとめていきたいと思います。

new_2017-06-07 14_15_51-クラウドサイン|Web完結・印紙税0円の電子契約サービス

↑※クラウドサイン公式サイトより

 

クラウドサインを利用することで発生するメリット

1,契約締結のスピード化

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全てがクラウド上で完結するため、今まで数日間かかっていた契約作業を、わずか数分で終えることができます。

契約締結がスピードアップすれば、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになります。

 

2,コスト削減

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郵送代・紙代・インク代はもちろん、印紙代も削減することができます。

月間10件の契約までは無料で利用できるので、その範囲なら直接的にかかるコストは0円です。

また、紙での作業がなくなり事務作業にかかっていた間接的なコストも削減可能です。

 

3,コンプライアンスの強化

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契約書をクラウド上で一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを防ぎます。

また、紙で契約する場合と違い、クラウドサインで締結した契約書はバックアップデータも写しではなく原本ですので、原本保全の確実性が高まります。

 

では次にクラウドサインの安心、信頼できるセキュリティー面について詳しくご紹介いたします。

セキュリティー面について

クラウドサインは「契約書」という重要なデータを守るサービスであるため、セキュリティには万全を期しています。

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送信した契約書への不正アクセスの防止

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送信者から受信者宛に契約書を送る際、クラウドサインは契約書を閲覧・確認するためのユニークURLを都度発行し、メールで受信者に通知します。

このURLに悪意を持った第三者が不正にアクセスするためには、1秒間に1億回ランダムなURLを作成してアクセスを試みても、宇宙の寿命よりはるかに長い期間が必要です。

この仕組みにより、クラウドサインではまだアカウントを持っていない受信者に対しても安全に契約書を届けることが可能になっています。

 

電子署名による真正性証明

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契約締結の方式は、書面でなくとも、口頭、Eメールのような方式の他、クラウド上で契約締結することも認められています(契約方式の自由)。

契約方式の自由は、日本の私法(民法など)の原則である契約自由の原則の一つとして認められているものです。

※ クラウドサインの電子署名の有効期間は1年間。有料オプションとして有効期間が10年間の長期署名にも対応予定です。

 

暗号化通信

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通信における情報漏洩、改ざんやなりすましを防ぐために、クラウドサイン上でのやりとりは常に最大暗号強度が256bit、鍵長2048bitの公開鍵暗号という金融機関レベルの強固なSSLで暗号化しています。

 

ファイアウォール

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外部のネットワークからの攻撃や不正なアクセスからデータの機密を保護するため、ファイアウォールにより機密情報をインターネットから隔離して保管しています。

 

バックアップ

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契約書データは常に自動バックアップしています。

複数の施設にまたがる複数のデバイスにてデータを多重にバックアップしているため、災害時等でも紛失の心配がありません。

 

機密保持ポリシー

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ユーザーの同意を得たとき、または法令により要求される場合など、特定のごく限られた状況を除き、クラウドサインスタッフがユーザーの書類の内容やタイトル、取引先情報を閲覧することはありません。

 

ISO 27001取得

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クラウドサインは情報セキュリティマネジメントについての国際標準規格「ISO 27001(ISMS)」の認証を取得しており、情報の機密性・完全性・可用性の維持、改善に取り組んでいます(2016年10月取得済み)。

 

このように、最新のセキュリティ技術を駆使し、「契約書」という重要なデータを守っています!

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最後に、クラウドサインを実際に導入した企業の方の声をまとめました。

実際に導入した企業の声

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「クラウドサイン導入前は、契約書を作成して、郵送をするのでどうしても3週間ほどはかかってしまっていましたが、クラウドサインにしてからはおよそ3営業日程度で済みます。」

 

「製本、郵送などの時間のかかる業務が大幅に削減されたことで、業務が契約書関係で分断されることもなくなり、本来の業務に時間を割くことが可能に」

 

「クラウドサインはとても使いやすいです。契約書を作成する際、操作方法でつまずくことは特にありませんでした。
電子署名もUIがわかりやすくチュートリアルが充実していたので、画面の流れに沿って操作していくことで契約を完了することができました。」

 

「きちんと法的根拠があって、それが証拠として認められるのかどうかが懸念材料でした。しかしその点は運営企業が弁護士ドットコムさんなので、安心して利用できています。」

 

「操作は直感的ですし、ユーザー登録が不要なので、スポットでの契約にも使いやすいと感じます。」

 

このように、契約業務をクラウドサインで一元化したことによって、本業に割く時間を確保出来るようになったという声が多数あります!

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以上、2回に渡ってWeb完結・印紙税0円の電子契約サービス「クラウドサイン」のご紹介でした。

株式会社クラウドコンサルティングでは、クラウドサインの導入支援を行っております。

お困りの方はお気軽に弊社にご相談くださいませ。

 

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TEL:092-718-3993

 

 

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